Polisi Caffael

2 Gorffennaf 2024 — Pobl Tech

Yn Pobl Tech, rydym wedi ymrwymo i gynnal ein gweithgareddau caffael mewn modd teg, tryloyw a chynaliadwy. Mae ein Polisi Caffael yn amlinellu’r egwyddorion a’r gweithdrefnau a ddilynwn i sicrhau ffynonellau moesegol, cefnogi busnesau lleol, a hyrwyddo cyfrifoldeb cymdeithasol ac amgylcheddol.

1. Amcanion:

• Sicrhau proses gaffael deg a thryloyw.
• Cefnogi busnesau lleol a bach.
• Hyrwyddo arferion cyrchu moesegol a chynaliadwy.
• Sicrhau gwerth gorau am arian heb gyfaddawdu ar ansawdd na moeseg.
• Meithrin perthnasoedd cadarnhaol gyda chyflenwyr a rhanddeiliaid.

2. Gweithdrefnau Caffael Teg:

• Tryloywder: Bydd yr holl weithgareddau caffael yn cael eu cynnal yn dryloyw, gyda dogfennaeth a chyfathrebu clir drwy gydol y broses.
• Cynigion Cystadleuol: Lle bynnag y bo modd, byddwn yn defnyddio prosesau bidio cystadleuol i sicrhau tegwch a chael y gwerth gorau. Mae hyn yn cynnwys gwahodd cyflenwyr lluosog i gyflwyno cynigion neu ddyfynbrisiau.
• Peidio â gwahaniaethu: Ni fyddwn yn gwahaniaethu yn erbyn cyflenwyr ar sail maint, lleoliad neu berchnogaeth. Bydd pob cyflenwr yn cael ei werthuso ar sail eu gallu i fodloni ein gofynion a’n safonau.
• Safonau Moesegol: Rhaid i gyflenwyr gadw at ein safonau moesegol, gan gynnwys cydymffurfio â chyfreithiau llafur, polisïau gwrth-gaethwasiaeth, ac arferion masnach deg.
• Gwrthdaro Buddiannau: Bydd pob penderfyniad caffael yn cael ei wneud yn ddiduedd, a rhaid datgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl a’i reoli’n briodol.

3. Gweithdrefnau Caffael Lleol:

• Cefnogi Busnesau Lleol: Rydym yn blaenoriaethu cyrchu gan gyflenwyr lleol i gefnogi’r economi leol a lleihau effaith amgylcheddol trafnidiaeth.
• Ymgysylltu â’r Gymuned: Rydym yn ceisio ymgysylltu â busnesau lleol a sefydliadau cymunedol i ddeall eu galluoedd ac annog eu cyfranogiad yn ein prosesau caffael.
• Datblygu Cyflenwyr: Rydym yn cynnig cymorth ac arweiniad i fusnesau lleol a bach i’w helpu i fodloni ein gofynion caffael. Mae hyn yn cynnwys rhoi adborth ar gynigion a chynnig hyfforddiant neu adnoddau lle bo modd.
• Partneriaethau Lleol: Rydym yn ffurfio partneriaethau gyda rhwydweithiau busnes lleol a siambrau masnach i nodi a chydweithio â chyflenwyr posibl.

4. Caffael Cynaliadwy:

• Cyfrifoldeb Amgylcheddol: Rydym yn blaenoriaethu cyflenwyr sy’n dangos ymrwymiad i gynaliadwyedd, megis defnyddio deunyddiau ecogyfeillgar, lleihau gwastraff, a lleihau olion traed carbon.
• Cynhyrchion Cynaliadwy: Rhoddir blaenoriaeth i gynhyrchion y gellir eu hailgylchu, y gellir eu hailddefnyddio, neu sydd wedi’u gwneud o ddeunyddiau cynaliadwy. Byddwn hefyd yn ystyried effaith cylch bywyd cynhyrchion.
• Lleihau Gwastraff: Ein nod yw lleihau gwastraff yn ein prosesau caffael trwy osgoi gor-archebu a dewis cyflenwyr sy’n cynnig opsiynau pecynnu cynaliadwy.

5. Gwerthuso a Dewis Cyflenwr:

• Meini Prawf: Bydd cyflenwyr yn cael eu gwerthuso ar sail set o feini prawf, gan gynnwys ansawdd, cost, galluoedd cyflawni, arferion cynaliadwyedd, a safonau moesegol.
• Monitro Perfformiad: Byddwn yn monitro perfformiad cyflenwyr yn barhaus i sicrhau eu bod yn bodloni ein safonau a’n gofynion. Mae hyn yn cynnwys adolygiadau rheolaidd a sesiynau adborth.
• Perthnasoedd Hirdymor: Ein nod yw adeiladu perthynas hirdymor gyda’n cyflenwyr, gan feithrin cydweithrediad a thwf ar y cyd.

6. Gweithredu a Chydymffurfio:

• Cyfathrebu Polisi: Bydd y Polisi Caffael hwn yn cael ei gyfathrebu i’r holl weithwyr sy’n ymwneud â gweithgareddau caffael ac i’n cyflenwyr.
• Hyfforddiant: Darperir hyfforddiant rheolaidd i’n tîm caffael i sicrhau eu bod yn deall ac yn cadw at y polisi hwn.
• Monitro Cydymffurfiaeth: Bydd cydymffurfiad â’r polisi hwn yn cael ei fonitro’n rheolaidd, ac eir i’r afael ag unrhyw wyriadau yn brydlon.

7. Adolygu a Gwelliant Parhaus:

• Adolygiadau Rheolaidd: Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu’n flynyddol i sicrhau ei fod yn parhau’n berthnasol ac effeithiol. Bydd unrhyw ddiweddariadau angenrheidiol yn cael eu gwneud yn seiliedig ar adborth a gofynion newidiol.
• Gwelliant Parhaus: Rydym wedi ymrwymo i wella ein prosesau caffael yn barhaus a byddwn yn ceisio adborth gan gyflenwyr a rhanddeiliaid i wella ein harferion.

Nod Pobl Tech yw hyrwyddo arferion caffael teg a lleol, cefnogi datblygu cynaliadwy, a chreu effeithiau cadarnhaol o fewn ein cymuned a diwydiant.